Durante muito tempo, a noção de arquivo esteve ligada à dispensa aleatória de documentos, a grandes depósitos que acumulavam de forma desordenada a produção institucional ou particular. Porém, com a evolução técnico-científica associada ao desenvolvimento humano e cultural, perceberam-se dois desdobramentos da importância do tratamento dos documentos de arquivos por meio da Gestão de Documentos, sendo o primeiro a noção do processo metodológico necessário para a gestão transparente do Estado, enquanto o segundo relaciona-se à ideia da informação em si, que provêm as bases de conhecimento administrativo, histórico e de poder de transformação da Instituição e da própria sociedade. A funcionalidade de um acervo documental, que se materializa no caráter normativo das atividades arquivísticas, é imprescindível para a Administração Pública mais democrática, uma vez que a transparência de suas ações restitui o vínculo entre a sociedade e a atuação do governo. Para desenvolver os entendimentos sobre o item bens patrimoniais documentais e seu acesso na perspectiva do IFPI, campus Teresina Central, é indispensável entender seu histórico e sua construção institucional ao longo do tempo, tendo em vista que o IFPI possui 110 anos de atividades voltadas para o ensino, o que torna possível a exposição da formação e compreensão de seu acervo documental no setor acadêmico. É importante perceber o arquivo como lugar comum de memória e história, pois as ações de acesso às informações possibilitam o reagrupamento de narrativas que, fundamentadas no patrimônio documental, permitem percorrer a história e a memória institucional. A gestão documental encontra-se como processo de gerenciamento do conteúdo orgânico das Instituições, valorizando o intercâmbio Estado-Sociedade na promoção do acesso à informação, no resgate da memória e fortalecimento da identidade institucional. São processos sistemáticos e mecânicos, enquanto lugar metodológico que agrupa uma sequência de normativas para a fluidez das operações, mas, ao mesmo tempo é espaço de reconstrução enquanto local de preservação da memória institucional e do acesso à informação.